English Телефон/факс:
7 (4852) 32-88-85
Печать

Бланк сопроводительного письма: особенности и применение

Для чего нужен бланк сопроводительного письма?

В мире деловой коммуникации посредством официальной переписки и сообщения через документацию, главную роль играет грамотное оформление бумаг и приложений к ним. Правила делового этикета обязывают каждого сотрудника к соблюдению определенных норм, подчинению законам общения в конкретной профессиональной сфере. Элементарная осмотрительность и прагматичность предусматривают составление сопроводительного письма. О том, что представляет собой бланк, как его составить, мы поговорим далее.

Сопроводительное письмо – это деловое письмо, содержащее в себе перечень пакета документов, направленных адресату, сроки выполнения действий получателя. Сопроводительный неординарный рассказ о себе в резюме повышает шансы быть приглашенным на собеседование. Учитывая, что сегодня трудоустраиваются чаще всего через интернет, то организующие сотрудничество нанимателя и работника сайты, типа rabota.ua, уже располагают такой формой для отправления. Для делопроизводства будет полезной данная бумага, хоть и не несет значительной информационной нагрузки, в ней определены временные рамки, список прикрепленных документов и инструкция к ним, подтверждается факт отправки и систематизируется отчетность. С таким письмом отправитель подстраховывает себя, а получатель может оперативно отреагировать на него, обработать и дать ответ. Следовательно, бланк сопроводительного письма регламентируется каждой организацией отдельно, однако правила документооборота рекомендуют соблюдать нормативы.

Реквизиты. Подобная внутренняя и внешняя переписка компаний должна проходить на фирменных бланках организаций, на которых проставлены угловые штаммы с реквизитами отправителя. Нужно указать ФИО исполнителя и его контактные данные. Сроки также могут быть прописаны, но если таковых нет, то правила диктуют прислать ответ в течение 30 дней.

Текст письма. Как правило, адресатом выступает руководитель компании, поэтому начать следует с классического обращения «Уважаемый…», а продолжить фразу «предлагаем/ направляем/ высылаем Вам…». После пропишите цели обращения и просьбу о рассмотрении. В случае отправления корреспонденции организации в целом, укажите это в начале.

Перечень документов. Знаменуя грифом «Приложения» перечислите в письме все деловые бумаги с номером и названием, датой и количеством, нумерацией, укажите общее число листов.

Дата публикации: 07.07.16